Fotografia – reklama – prawo

Just another WordPress.com site

Archive for the month “Listopad, 2013”

Zawieranie umów – reprezentacja

Dzisiaj kilka słów o problemie prawie równie powszechnym, co niewłaściwe oznaczania stron umowy – czyli podpisywaniu umów niezgodnie ze sposobem reprezentacji lub bez prawidłowego umocowania jednej ze stron.

Problem ten oczywiście jest najbardziej widoczny w przypadku niewielkich przedsiębiorców – nie znam statystyk, ale na podstawie zawodowego doświadczenia mam wrażenie, że więcej umów jest podpisywanych nieprawidłowo niż poprawnie. Niemniej kwestia ta rodzi problemy także w przypadku większych podmiotów. I nie chodzi tu o pojedynczy błąd – który zawsze może się zdarzyć – ale o zupełny brak świadomości co do tego, kto może składać i przyjmować oświadczenia woli w imieniu konkretnego podmiotu i konsekwentne pomyłki w tym zakresie.

Tymczasem konsekwencje mogą być poważne. Sytuacja „z życia” – tak typowa i częsta, że można by ją uznać za przykład podręcznikowy:

Przedsiębiorca „A” przyjmuje zamówienie na wykonanie folderu reklamowego. Zamówienie zostaje złożone i podpisane przez pracownika spółki „B”. Pracownik nie przedstawił stosownego pełnomocnictwa.

Zamówienie zostaje wykonane, przedsiębiorca „A” realizuje je w całości, poświęcając czas i ponosząc koszty.

Kiedy nadchodzi czas oddania folderu, zamawiający stwierdza, iż nigdy nie zamawiał wykonania takiej usługi, nie jest nią zainteresowany i w konsekwencji nie zamierza zapłacić.

W opisanej sytuacji pozycja wykonawcy usługi jest bardzo słaba. Nie zawsze, co prawda, będzie on na całkowicie straconej pozycji. W niektórych przypadkach możliwe będzie wykazanie, że pracownik – mimo braku pisemnego pełnomocnictwa – był umocowany do zawarcia umowy, że umowa została zaakceptowana przez zarząd spółki.

Niemniej w każdym wypadku będzie to wymagało dodatkowego, często znacznego wysiłku przy rozwiązywaniu problemu, który nigdy by nie powstał, gdyby zamówienie/umowa zostało podpisane prawidłowo.

Kto ma prawo podpisać umowę?

1) W przypadku osoby fizycznej – niezależnie od tego, czy prowadzącej działalność gospodarczą, czy też nie – jest ona uprawniona do składania i przyjmowania oświadczeń woli we własnym imieniu1.

2) W przypadku spółek, stowarzyszeń i fundacji – prawo do składania i przyjmowania oświadczeń woli jest opisane w Krajowym Rejestrze Sądowym i można je łatwo sprawdzić na stronie internetowej wyszukiwarki KRS. Wyszukiwanie jest bezpłatne i proste, można też pobrać ze strony informację, stanowiącą odpowiednik aktualnego odpisu z KRS, aby uczynić ją załącznikiem do umowy.

W odpisie z KRS istotne są dwie informacje: pierwsza to lista osób wchodzących w skład organu reprezentacji (zarządu), druga to sposób reprezentacji:

Przykład

W skład zarządu spółki „Alfa” wchodzi Tomasz Kowalski, jako prezes Zarządu, Robert Kowalski, jako członek Zarządu oraz Dorota Kowalska, jako członek Zarządu.

Zgodnie z informacją wynikającą z KRS, sposób reprezentacji podmiotu jest następujący: „Prezes Zarządu samodzielnie lub dwóch członków Zarządu łącznie”.

Oznacza to, że umowę w imieniu spółki może zawrzeć:

– Tomasz Kowalski, jako Prezes Zarządu, albo

– Robert Kowalski razem z Dorotą Kowalską.

3) Pełnomocnicy – pełnomocnik może przyjmować i składać oświadczenia woli w zakresie wynikającym z pełnomocnictwa.

Pełnomocnictwo powinno zostać podpisane przez osobą upoważnioną do reprezentacji podmiotu (czyli zgodnie z punktem 1) lub 2).

4) Prokurenci – prokura to szczególny rodzaj pełnomocnictwa, który może zostać udzielony przez przedsiębiorcę, podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorców (jako rejestr przedsiębiorców jest tu rozumiany rejestr przedsiębiorców KRS).

Prokurent jest umocowany do reprezentowania przedsiębiorcy w sprawach sądowych i pozasądowych – jest więc także uprawniony do zawierania umów w imieniu przedsiębiorcy. Prokura może być samoistna (wówczas prokurent może działać samodzielnie) lub łączna (wówczas oświadczenia muszą być składane przez kilku prokurentów wspólnie).

W odpisie z Krajowego Rejestru Sądowego, który można sprawdzić na stronie internetowej wyszukiwarki KRS znajduje się informacja zarówno o tym, kto jest prokurentem, jak i o rodzaju udzielonej prokury.

Warto też zwrócić uwagę na to, że prokurent może reprezentować podmiot w dwojaki sposób:

Przykład

W skład zarządu spółki Beta wchodzi Robert Kowalski, jako członek Zarządu oraz Dorota Kowalska, jako członek Zarządu.

Spółka ma także prokurenta – Alojzego Nowaka. Udzielona mu prokura ma charakter samoistny.

Ponadto zgodnie z informacją wynikającą z KRS, sposób reprezentacji podmiotu jest następujący: „Dwóch członków Zarządu łącznie lub jeden członek zarządu razem z prokurentem”.

Oznacza to, że Alojzy Nowak może reprezentować spółkę jako prokurent (samodzielnie), albo wspólnie z członkiem zarządu.

(Oczywiście powyższe, bardzo skrótowe rozważania, nie wyczerpują całości problematyki – jak chociażby konieczności uzyskania zgody organów spółki na zawarcie określonych rodzajów umów).

Praktyka

Oczywiście nie zawsze jest możliwe legitymowanie się pełnomocnictwem, czy sprawdzanie odpisu z KRS.

Wiele zależy od specyfiki działalności i praktyki. W przypadku działalności, w których zawierane są liczne umowy o niewielkiej wartości, w praktyce realizują je pracownicy nie legitymujący się pisemnym pełnomocnictwem – co może prowadzić do nieskuteczności zawartej umowy. W konkretnym modelu biznesowym takie ryzyko może być dopuszczalne (czas poświęcony na weryfikowanie każdej umowy może być wart więcej, niż ewentualne szkody wynikające z upadku niektórych umów).

Ważne jest jednak, żeby zdawać sobie sprawę z ryzyka i z tego, z jak dużymi problemami może się wiązać niewłaściwa reprezentacja przy zawieraniu umowy – zwłaszcza, że udostępnienie on-line rejestrów, jakie miało miejsce w ostatnich latach, daje możliwość bardzo szybkiego i prostego zweryfikowania tych kwestii.

1 pod warunkiem, że posiada zdolność do czynności prawnych, jednak ta kwestia pozostaje poza problematyką tego wpisu.

Post Navigation